Стандартизация управленческих документов реферат

Заказать новую работу Оглавление Введение 3 1. Понятие и характеристика управленческого документа 4 2. Сущность и значение унификации управленческих документов 7 3.

Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда. Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

1.3. Унификация и стандартизация управленческих документов

Введение Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов. Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия документа. Стандартизация — сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация.

С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Типовая форма — утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности. В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов — высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения , на отдельные виды продукции например, форматы бумаги , так и на унифицированные системы документации. Стандартизация — закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах — стандартах.

Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия. Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению ГОСТ Р Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета.

Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию общему и специальному , нотариальные, судебные и др.

Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации Унифицированная система документации УСД — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону. Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам. Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации Унифицированная система документации УСД создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства ведомства , осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Особенность документов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения изменения, прекращения и др.

Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения расторжения трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов. Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации Главархив , подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики — формы документов по учету личного состава.

Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая — в организациях строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая — в табличных.

Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности. Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.

Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов положение, должностная инструкция — не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста. НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов распоряжений о приме, переводе, увольнении.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др.

Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм например, Т-2 , используемых в деятельности кадровой службы.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности. К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб.

С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ — одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа — регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций: при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих; оформлении и учете трудовых книжек; оформлении документов по учету движения кадров; составлении статистической отчетности по учету личного состава; составлении справок, разработке планов и выполнении других работ; работе по табельному учету;.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Понятие унификации и стандартизации управленческих документов. работу "Унификация и стандартизация управленческих документов" ( реферат). Унификация и стандартизация управленческих документов. Тип работы: реферат. Группа предметов: Деловой этикет. Предмет: Делопроизводство и .

Описание принципов и способов унификации и стандартизации, их роли и значения для ведения делопроизводства. Унификация как метод установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении управленческих задач. Общие требования к оформлению реквизитов и документов при помощи печатающих устройств. Бланк для письма: назначение, процесс разработки, состав реквизитов и способы оформления бланка для письма. Основные требования к оформлению основных управленческих документов. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие "документооборот" и его организация. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Общий порядок и правила оформления документов. Требования к оформлению бланков документов. Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Требования, предъявляемые к составлению управленческих документов. Понятие и значение режима секретности в РФ. Классификация документов, принципы составления и оформления, формы и методы работы с ними. Стандартизация и унификация управленческих документов как фактор повышения производительности труда персонала.

Введение Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов. Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Унификация и стандартизация управленческих документов 3 Приказ об итогах работы с документами в г. Унификация и стандартизация управленческих документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации УСД — совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда. Основная цель унификации управленческой документации — создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве.

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Основы делопроизводства: унификация и стандартизация документов, оформление реквизитов
Похожие публикации